Arbeitszeugnisse verstehen und schreiben

Hier finden Sie folgende wesentliche Informationen zu Arbeitszeugnissen:

• Wann ist die Bewertung sehr gut 

• Anspruch auf ein Arbeitszeugnis: Frist und Inhalt (bzw. Art der Bewertung)

• Wie lässt sich der Geheimcode eines Arbeitszeugnisses entschlüsseln?

• Aufbau von Arbeitszeugnissen – Vollständigkeit

• Was in einem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen muss / darf.

• Ein zu schlechtes Arbeitszeugnis – Nachbesserung

• Das Arbeitszeugnis wird nicht ausgestellt – was man tun kann

• Zur Qualität von Vorlagen, Mustern und Textbausteinen: für Arbeitgeber (vermeintlich) effizient – für Arbeitnehmer nicht erstrebenswert 

Ein gutes Arbeitszeugnis ermöglicht Karrieresprünge. Es sollte den Arbeitnehmer nicht nur in allgemeiner Weise positiv darstellen. Vielmehr kommt in einem guten Arbeitszeugnis zum Ausdruck, dass gerade die Fähigkeiten und Erfahrungen bestehen, die für eine neue Stelle bedeutend sind. 

Lesen Sie deshalb, worauf es sich bei Arbeitszeugnissen zu achten lohnt. Vielleicht ist Ihres ja bereits sehr gut. Vielleicht lassen sich aber auch noch ein paar Elemente verbessern. Mit steigender Qualität Ihrer Zeugnisse erhöhen Sie jedenfalls Ihre Chancen, eine interessantere Stelle zu bekommen – und das kann bares Geld wert sein!

Eine grundlegende Sache vorab: Ein Arbeitszeugnis kann ein formelles liebloses Schreiben sein und es kann ein kunstvolles Schreiben sein, welches einen deutlich besseren Eindruck vermittelt.

Es gibt einen entscheidenden Unterschied: Erfüllt der bisherige Arbeitgeber mit dem Dokument nur seine gesetzliche Pflicht oder drückt das ehemalige Unternehmen seine Wertschätzung aus.

Dabei ist neben den Bewertungen der Gesamteindruck relevant. Neben den Noten kommt es also auf weitere Bereiche an. Details können nachfolgenden Abschnitten entnommen werden. 

• Layout: Der Arbeitgeber sollte sein im Geschäftsverkehr üblicherweise verwendete Briefpapier  benutzen. Darüber hinaus sollte man auf eine ansprechende Formatierung achten.

• Zustand: Das Zeugnis sollte nicht gefaltet werden, wenn es per Post versendet wird. In diesem Fall ist ein verstärkter Umschlag für die Zusendung des Dokumentes empfehlenswert. Immerhin sollte das Zeugnis makellos aussehen. Ansonsten lässt dies etwa auf eine unpersönliche Übergabe schließen; etwa zwischen Tür und Angel.

• Formulierungen: Es ist ein Zeichen von Wertschätzung, wenn sich das Zeugnis angenehm lesen lässt. Der Arbeitnehmer und seine Tätigkeit sollten individuell gewürdigt werden. Wortwiederholungen und ähnliche Unstimmigkeiten gilt es zu vermeiden. 

• Rechtschreibung und Grammatik: Fehler werden als Indiz dafür angesehen, dass man sich für den Arbeitnehmer keine große Mühe geben wollte. 

Sie können meist einen eigenen Entwurf einreichen. Nutzen Sie die Möglichkeit, um geschickt auf die Bewertung, den Ausdruck und die Gestaltung des Zeugnisses Einfluss zu nehmen. Stellen Sie Ihre individuellen Stärken in den Vordergrund. So können Sie sich von anderen Bewerbern in Zukunft abheben.

Meistens bekommen Sie nicht nur ein besseres Arbeitszeugnis, wenn Sie es selbst schreiben. Es geht oftmals auch schneller, da man nicht warten muss, bis der Verantwortliche Zeit hat, um es zu schreiben. 

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Arbeitszeugnisse. Die Rechtsgrundlagen sind:

• § 630 Bürgerliches Gesetzbuch und § 109 Gewerbeordnung

• Bei Auszubildenden ist § 16 Berufsbildungsgesetz beachtlich.

Weil die Schriftstücke die künftige Karriere der Arbeitnehmer fördern sollen, müssen sie einerseits wohlwollend formuliert sein. Andererseits sind unrichtige Behauptungen nicht zulässig. Daneben ist es nicht erlaubt, wichtige Umstände für die Beurteilung unter den Tisch fallen zu lassen. Aus der Pflicht zur wahrheitsgemäßen Darstellung folgt also auch ein Anspruch auf Änderung, wenn Fehler und Lücken vorhanden sind. 

Wer ein Arbeitszeugnis anfordert, um sich auf eine neue Stelle zu bewerben, hat nicht ewig Zeit. Deshalb stellt sich oft sie Frage, wieviel Zeit sich der Arbeitgeber mit der Ausstellung lassen darf.

In der Regel hat der Arbeitgeber sich mit der Ausstellung des Zeugnisses nicht mehr als zwei bis drei Wochen Zeit zu lassen. Entscheidend sind hier jedoch die Umstände des Einzelfalls.

Die Dringlichkeit des Bedarfs des Arbeitnehmers nach einer Neuanstellung, die häufig vom Arbeitszeugnis abhängt, ist abzuwägen mit den dienstlichen Belangen des Arbeitgebers, bei dem es (etwa im Rahmen von Massenkündigungen) auch zu begründeten Verzögerungen kommen kann.

Grundsätzlich kann man sich auch ein Zeugnis ausstellen lassen, wenn ein Beschäftigungsverhältnis ungekündigt ist. Wenn der Arbeitgeber nicht von sich aus hierzu bereit ist, muss der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse an der Ausstellung haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitgeber eine Kündigung in Aussicht gestellt hat. 

Der Anspruch ist in diesem Fall nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. Man leitet ihn aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ab. Man spricht dann von einem Zwischenzeugnis.

Grundsätzlich ist es kein Problem, nachträglich ein Zeugnis anzufordern. In manchen Arbeitsverträgen gibt es allerdings Ausschlussfristen. Diese sind nicht immer wirksam. 

Jenes bedarf einer Prüfung im Einzelfall. Fest steht, dass der Arbeitnehmer die vertraglichen Ausschlussfristen kennen und grundsätzlich beachten sollte. Ausschlussfristen können sich überdies auch aus Tarifverträgen ergeben, die gerade bei Ausscheiden aus einem Betrieb ebenso geprüft werden sollten. Nichts ist ärgerlicher als ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, der verfristet ist.

Bei der Dauer des Anspruches spielen auch die Verjährung und die sogenannte Verwirkung eine Rolle. 

Die Verjährung tritt nach drei Jahren ein (§§ 195 und 199 BGB). Zu einer Verwirkung kann es allerdings schon vorher kommen. Laut Bundesarbeitsgericht müssen hierzu zwei Faktoren gegeben sein:

• Der Arbeitnehmer hat sein Recht, ein Zeugnis einzufordern, über längere Zeit nicht ausgeübt,

• deshalb muss der Arbeitgeber - objektiv nachvollziehbar - zu der Überzeugung gekommen sein, dass der Arbeitnehmer sein Recht nicht mehr geltend macht. Dies muss zur Folge haben, dass dem Arbeitgeber die Erfüllung des Rechts unter Berücksichtigung aller Umstände des Falles nicht zumutbar ist. (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 04.10.2005 - 9 AZR 507/04) 

War jemand hingegen eine Weile untätig, stellt sich die Frage, was ein längerer Zeitraum ist. Der Zeitraum ist von den Umständen des Einzelfalls abhängig. Wenige Monate reichen jedenfalls nicht aus. Grundsätzlich ist es ratsam, einfach um ein Zeugnis zu bitten. Weigert sich der Arbeitgeber wegen des Zeitablaufs, dann besteht die Möglichkeit, einen Anwalt prüfen zu lassen, ob das Recht in diesem Fall tatsächlich verwirkt ist. 

Es gibt einige Sachen, die Arbeitgeber grundsätzlich nicht in einem Arbeitszeugnis erwähnen dürfen.

Umstände aus dem Privatleben des Arbeitnehmers und die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft gehören hierzu.

Folgende Bezüge können problematisch sein:

• Rasse und ethnische Herkunft

• Religion und Weltanschauung

• Behinderung

• Sexuelle Identität 

Neue Arbeitgeber haben unter Umständen ein Recht zu erfahren, dass es etwa aufgrund einer Schwangerschaft oder Mutterschutz eine Phase gab, in der eine Arbeitnehmerin nicht gearbeitet hat. Immerhin konnte eine Arbeitnehmerin in dieser Zeit im Regelfall keine praktischen Erfahrungen sammeln.

Hier sollte man sich die Frage stellen, in welcher Relation die Zeiten zur gesamten Arbeitszeit stehen. Fällt die Zeit insgesamt nicht ins Gewicht, ist auf eine Erwähnung zu verzichten. Wie lange eine Unterbrechung der tatsächlichen Berufstätigkeit im Verhältnis zur Vertragsdauer sein darf, um nicht erwähnt werden zu dürfen, kann leider nicht pauschal beantwortet werden.

Das Bundesarbeitsgericht nahm hier in der Vergangenheit regelmäßig individuelle Abwägungen vor. Ab einer Unterbrechung von weniger als der Hälfte der Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses bestehen aber berechtigte Chancen, eine entsprechende Erwähnung aus dem Arbeitszeugnis zu tilgen.

Sowohl Krankheiten als auch Behinderungen dürfen ohne Einverständnis des Arbeitnehmers nicht erwähnt werden! Eine Zustimmung seitens des Arbeitnehmers kann sich anbieten, wenn die Arbeit trotzdem gut ausgeführt werden konnte. Das sollte im Arbeitszeugnis auch betont werden. Der Arbeitnehmer sollte abwägen, ob dies für ihn vorteilhaft ist.

Bei Straftaten wie Diebstahl und Unterschlagung gibt es ein paar Dinge zu berücksichtigen. Die Straftat muss hinreichend nachgewiesen sein. Ein bloßer Verdacht ist nicht ausreichend.

Nach Ablauf einiger Zeit – das hängt von der Straftat ab – muss der Hinweis aus dem Arbeitszeugnis entfernt werden. Ansonsten würde der Makel auf Dauer bestehen bleiben. Dies ist mit der Rechtsordnung nicht vereinbar.

Unterbleibt der Hinweis, dann kann der neue Arbeitgeber gegebenenfalls Schadensersatz von dem alten Arbeitgeber verlangen, wenn es in dem neuen Arbeitsverhältnis auch zu Straftaten kommt. 

Im Gesetz steht, dass Zeugnisse klar und verständlich formuliert sein müssen. Trotzdem gibt es in der Praxis eine Zeugnissprache. Diese muss man decodieren. Für bestimmte Bereiche des Zeugnisses gibt es  Formulierungen, die in recht ähnlicher Form verwendet werden. Sie sind im nächsten Abschnitt zu finden. 

Vorab eine Tabelle, die dabei hilft, die Formulierungen zu interpretieren. Mit Ihrer Hilfe können Sie die Klauseln in Noten übersetzen.   

Nun können Sie die Bedeutung bereits teilweise verstehen. Wie man darüber hinaus ein (sehr) gutes Zeugnis erkennt, erfahren sie in den nächsten Abschnitten. 

Der Arbeitnehmer hat ein Wahlrecht zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis: 

• Ersteres muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten.

• Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis müssen sich die Angaben auch auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstrecken. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist also umfangreicher.

Hinsichtlich der Länge von qualifizierten Arbeitszeugnissen können nur Anhaltspunkte gegeben werden. In der Regel sollten 1-2 Seiten ausreichend sein. Wer das Zeugnis später liest, hat immerhin nur begrenzt Zeit. Bei speziellen Tätigkeiten z.B. Führungspositionen oder Forschungstätigkeiten kann es aber auch etwas länger ausfallen.  

Bei Arbeitszeugnissen ist nachfolgender Aufbau einzuhalten. Welche Passagen nur bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis vorkommenden, steht im vorherigen Abschnitt. Die Gliederung sollte eingehalten werden. Bei dem dritten und vierten Teil kann es natürlich zu Überschneidungen kommen.

• Überschrift: Arbeitszeugnis, Zeugnis, Zwischenzeugnis, Ausbildungszeugnis

• Angaben zum Arbeitnehmer: Name, Geburtsdatum

• Dauer des Arbeitsverhältnisses von – bis / noch andauernd

• Position im Unternehmen; mehrere Positionen? 

• Nennung Arbeitgeber

Meist ist der erste Satz etwa folgendermaßen formuliert:

Frau Beispiel, geboren am 13. Mai 1990 in Erfurt, war zwischen dem 1.Oktober 2015 bis zum 1. Oktober 2021 als Rechtsanwaltsfachangestellte in unserer Rechtsanwaltskanzlei tätig.

Mit etwa drei bis vier Sätzen soll ein Leser des Arbeitszeugnisses, das Unternehmen des Arbeitgebers grob einschätzen können. Die Tätigkeitsbereiche des Unternehmens z.B. Produktpalette sollten anschaulich und kurz zur Sprache kommen. Es geht also um eine kurze und zugleich möglichst präzise Vorstellung des Unternehmens.

Meist sind derartige Texte auf der Homepage etc. sowieso bereits hinterlegt. Mit ein paar kleinen Anpassungen sind sie für das Arbeitszeugnis verwendbar. 

Frau Beispiel unterstützte dabei unser mittelständisches Anwaltsbüro im Herzen Thüringens. Sie betreute umfangreiche Fallkonstellationen in den von unserer Rechtsanwaltskanzlei vorwiegend bearbeiteten Rechtsgebieten des allgemeinen Zivilrechts sowie des Schul- und Hochschulrechts. Frau Beispiel kam dabei sowohl mit Privatleuten als auch mit den von uns ebenfalls schwerpunktmäßig betreuten Unternehmern in Mitteldeutschland in Kontakt.

Wichtiger Hinweis: Sorgen Sie dafür, dass die Tätigkeiten und Fähigkeiten von Ihnen betont werden, die bei zukünftigen Bewerbungen wesentlich sind. Hierauf haben Sie natürlich den größten Einfluss, wenn Sie selber einen Entwurf für das Arbeitszeugnis schreiben. 

• Fachwissen (immer)
• Leistung (immer) 
• Belastbarkeit
• Zuverlässigkeit
• Problemlösung und Denkvermögen
• Freundlichkeit gegenüber Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern
• Einarbeitung in neue Aufgabenkreise
• Sorgfalt 
• Aufmerksamkeit und Eigeninitiative

• Austrittsgrund (Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses)
• Zukunftswünsche
• Grundsätzlich Dank und Bedauern
• Datum: Immer der letzte Tag von dem Arbeitsverhältnis. Also der Tag, an dem der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet.

Ein Arbeitszeugnis sollte nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch gut formuliert sein. Das ist für Bewerbungen wichtig. Immerhin drück ein ansprechend formuliertes Schreiben die Wertschätzung gegenüber dem ehemaligen Arbeitnehmer aus. Wenn aber der Eindruck entsteht, dass das Arbeitszeugnis in fünf Minuten schnell mal erledigt wurde, kann das den Gesamteindruck negativ beeinflussen. 

Aus diesem Grund ist auch auf ein ansprechendes Layout zu achten. Ebenso sprechen Rechtschreibfehler dafür, dass auf das Zeugnis bzw. dessen Empfänger nicht viel Wert gelegt wurde. Ein sorgfältig erstelltes Zeugnis sticht auf jeden Fall hervor. Ein Muster kann für ein solches also nur eine Grundlage sein.

Modifizieren Sie Vorlagen! Jetzt besteht die Chance, sich bei den nächsten Bewerbungen ins richtige Licht zu stellen.  Setzen Sie den Fokus auf Tätigkeiten und Fähigkeiten, die für Sie bei neuen Bewerbungen hilfreich sind.

Verbessern Sie unbedingt den Lesefluss durch: 

• möglichst kurze Sätze, wenige Substantivierungen und Passiv-Konstruktionen
• Achten Sie auf Wörter, die einen Bezug herstellen. Ist dieser für den Leser auf Anhieb klar? Der Autor hat immer mehr Informationen. Die Wahrnehmung des Lesers unterscheidet sich deshalb von jener des Autors.   

Ersetzen Sie negativ konnotierte Begriffe durch Synonyme, die vorteilhafter wirken.  

Legen Sie den Entwurf für 2-3 Tage beiseite. Optimieren Sie ihn anschließend erneut. Danach sollten Sie Ihr Arbeitszeugnis von einer weiteren Person korrigieren lassen. So vermeiden Sie nicht nur Rechtschreibfehler. Der Leser kann Ihnen auch mitteilen, wie das Zeugnis auf ihn wirkt. So erkennen Sie gegebenenfalls vorhandene Optimierungsmöglichkeiten. 

Für einen Festpreis von 95 EUR prüfen wir Ihr Arbeitszeugnis. Egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: Natürlich prüfen und lektorieren wir gerne auch einen von Ihnen geschriebenen Entwurf. Arbeitnehmer profitieren bei Ihrer nächsten Bewerbung von optimalen Referenzen. Arbeitgeber vermeiden rechtliche Auseinandersetzungen.

Wer mit seinem Zeugnis unzufrieden ist, sollte seinen (ehemaligen) Arbeitgeber kontaktieren. Fehler ändern Arbeitgeber meist bereitwillig. Anders verhält es sich allerdings oft, wenn das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer belastet ist. In diesem Fall reicht es zumeist nicht aus, selbst Nachbesserung zu verlangen. 

Ein Rechtsanwalt kann an dieser Stelle mehr Druck aufbauen und das Arbeitszeugnis korrigieren lassen. Im Zweifelsfall wird er die Nachbesserung gerichtlich durchsetzen. Rechtsanwalt Holstein kümmert sich bundesweit um die Anfechtung von Arbeitszeugnissen. 

Wenn Sie kein Zeugnis erhalten haben, kann dies unterschiedliche Ursachen haben. Ob Arbeitsüberlastung oder Böswilligkeit - wenn der Arbeitgeber Ihnen kein Zeugnis ausstellt, kann ein Rechtsanwalt in hierzu auffordern. Meist ist das Problem an dieser Stelle gelöst. In Einzelfällen musste ich Arbeitszeugnisse für Mandanten allerdings auch schon einklagen.